総務業務のデジタル化

デジタル化ってどうすればいいの???

元CE(カスタマーエンジニア)が社労士業務を行う中で感じたことを徒然なるままに書き綴ります・・・

何がつらいって、「紙」が多いこと!!!

お役所の書類は2020年末に、ほとんどの書類が押印廃止になったとはいえ、まだまだ紙が多いのが現状です。

例えば、

  • タイムカード
  • 賃金台帳
  • 雇用契約書

各種手続きや、助成金の申請にあたって上記書類は必須なのですが、お客様が印刷・コピーしたものを、FAXもしくはスキャンしてメールでいただくことになります。

ですが!!!!

使っているソフトのフォントや読み込むための複合機のスペックによっては文字がつぶれて見えない、なんてことも・・・

金額や勤怠の集計を手計算で行うことで、時間がかかるし間違いも起きやすい・・・

じゃあ、どうすればいいの???

昔ながらの「ア○ノのタイムカード」を辞めて、打刻したデータをPCで集計管理も可能なシステムの導入が非常に有効なんです!!!

実際に、私が助成金申請を行っているお客様を例に説明しますね。

システム導入前は

  • タイムカードのコピーをいただく(依頼してから頂くまでに1週間ほど)
  • 1週間ごとに勤務時間を集計(電卓をたたく)
  • 見にくい部分をお客様に確認する
  • 年間カレンダーと見比べる
  • 残業時間を集計する

勤怠集計に丸一日かかっていることもありました。

システム導入後は

  • 勤怠システムにログイン
  • 対象者の勤怠データを出力
  • エクセル上で集計確認

勤怠集計は、1時間もあれば終わるようになりました!!!

今回紹介した事例は、クラウドタイプのシステムを導入していただいたお客様でしたので大幅な時間短縮となりました。

オンプレミスかクラウドかで導入効果や導入費用が大きく変わります!

働き方改革推進支援等助成金によってシステム導入の費用を一部補填できる場合もあります。

オンプレミスタイプでNASの更新、導入、リモートアクセスで運用をお考えの場合、働き方改革推進支援助成金は対象外となります。

デジタル化をすすめるにあたり専門用語がちんぷんかんぷん

IT関係の会社にお勤めでない場合、デジタル化のために情報収集や提案を受けても専門用語がわからない( ;∀;)

なんてことはありませんか。

出てきた用語をご紹介します!!!

  1. クラウド・・・英語で直訳すると「雲」ですが、IT用語では、「インターネットなどのネットワークを利用して構築や運営を行うサービス全般」。データを自分のパソコンや社内のNASに保存するのではなく、インターネット上に保存することを指します。
  2. オンプレミス・・・社内にサーバーやソフトウェアを設置し運用することを言います。システム構築の柔軟性はあります。
  3. NAS・・・テレワーク助成金の申請マニュアルの中にも出てきます・・・茄子ではありません!!!社内ネットワーク上に接続することが出来るハードディスク(HDD)です。ネットワーク上に接続された記憶装置ということでNetwork Attached Storage = 略して「NAS」と言われます。
  4. リモートアクセス・・・自分の持っているコンピューターやネットワークに、外部のネットワークからアクセスすることを言います。インターネットから、もしくは専用の通信回線から操作します。

いかがでしょうか。

知っているようで知らない、IT用語。

今後シリーズで紹介していきますね。

    メールでのお問い合わせは24時間受け付けています!

    ZOOMでのオンライン相談も可能です





    お問い合わせ項目