元CE（カスタマーエンジニア）が社労士業務を行う中で感じたことを徒然なるままに書き綴ります・・・

働き方改革を推進するための、課題解決方法や事例を紹介できればと思っています！
今回は、士業について、です。

『前回までの記事はこちらからどうぞ』デジタル化が進まない理由・・・

日々、業務を行う中でなんでこんなに紙が多いのかな( 一一)、紙の電子化をすすめていた企業で働いていた経験から見ると無駄が多い気がします。

役所はもちろん、お客様とのやり取りと社内での書類。

デジタル化と電子ファイリング、連絡用のツールを工夫するだけでかなり業務改善につながります！！！

まず、FAXと郵送での紙のやり取りをなくす。
FAXは、送受信に関してはペーパーレスが進んでいるので置いておくとして、受信後の扱いのルールを決めること。
印刷して確認する必要がないものは印刷しないことで、紙が溢れること減らせます。

出欠確認のFAXの場合、印刷してペンで書き込んでFAXまで行って送り返す。
なんてことをしなくてもPC上で書き込んで、ダイレクトFAXをすれば、
3分ほどは時間短縮になりますよね。

多くの書類が押印不要になった今、押印のために郵送する必要がないため、メールかビジネス用のチャットで送付し確認していただく。

郵送に係る時間が大幅に短縮されますね。

次にそれを、だれが見ても、どこに何があるのか、わかるようにする必要があります。

弊社の例をあげます。

担当によって、フォルダ名とファイル名の命名規則が違うため見たい書類を探す時間が発生。
探す時間を短縮するためには、命名規則を統一する必要がありますよね。

給与計算のための「単価表」という目的は同じであるにもかかわらず、
「給与単価表」
「給与計算用単価表」
「●●さま単価表」
「単価表」
ファイル名がバラバラであることと保存場所が定まっていないことで担当者にどこにあるのか聞くとか、無駄な時間が発生しまくります。

「デジタル化」は必要ですが、社内のITリテラシー向上も必要不可欠です。

機種依存文字を使わない・・・

人によって違う命名規則を統一する・・・

不要なファイルは破棄する・・・

これだけでも、ファイル管理が格段に行いやすくなります。

近年、インターネットの普及でさまざまなデジタルツールや機器の導入による業務改善の取組が行われております！！！

お客様との打ち合わせも、ｗｅｂを通じて行うことが増えてきました。
忙しい経営者の皆様にとっては、移動する時間を削減できることは大きなメリットではないでしょうか。

弊社では、zoom、チャットワークでの打ち合わせに対応しております