ペーパーレス？？？
ファックスはすでにペーパーレスだよ！！！という会社が多いとは思いますが、じゃあそれを探すときにすぐに見つかりますか？？？
どこに保存したっけ？そもそも、何て名前を付けて保存した？？？
ファイリングのルールがないと、紙で保存しているよりもめんどくさいことになります・゜・(PД`q｡)・゜・ 。
紙文書での保管の現状把握
電子化するにあたり、紙での保存をどのように行っているのか、現状把握することが必要です。
鍵付きの書棚に入れるもの、誰が見てもいいもの。
分類方法と背表紙のタイトル。
保存の要不要と保存期間。
これらのことを棚卸してから、電子ファイリングに取り掛かりましょう(｡･ω･｡)ﾉ
弊社は業種上、非常に紙が多いのですが、申請業務など電子申請することで、行政からの公文書が電子データで交付されます。この公文書の保管と保存のルールが担当者によってばらばらだっため、統一ルールを作成し運用に移ったところです。ファイル名の命名規則など統一のルールがあれば、人が介在しなくても保存作業が可能になります。
そうです、定型作業はRPAにやってもらう、ということです。
同じ作業を繰り返しているようであれば、ロボットにお任せして、スタッフはお客様への提案とか、社内の業務改善に取り組んだ方がいいと思いませんか。
どの業務をロボットにおかませするのか、客観的に判断する必要が出てきます。
パソコンにソフトウェアをインストールすることで、ログを収集しどのような作業が多いのか判断できます。
弊社にて、ご紹介可能なソフトウェアがございますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。