業務効率化について ~ペーパーレス~

元CE(カスタマーエンジニア)が社労士業務を行う中で感じたことを徒然なるままに書き綴ります・・・

働き方改革を推進するための、課題解決方法や事例を紹介できればと思っています!
今回は、コミュニケーションツールについて

『前回までの記事はこちらからどうぞ』デジタル化が進まない理由・・・

私がCEをしていたころから言われている、「ペーパーレス」。
業種によっては、かなり進んでいるかとは思いますが、まだまだ「紙」での保管とやりとりが主流ですよね。
ドキュメントカンパニーとか言いながら、有給の申請が紙だったり、出勤簿や業務日報が紙だったことを思い出しました( ̄m ̄〃)ぷぷっ!
お客様とのやり取りがメールで電子データになっても、印刷してファイリングする。
社内の稟議書や休暇申請などは、紙に書いて上司のハンコをもらう。
ファックスは、DMも含めてじゃんじゃん出力される...
これでは、社内が「紙」であふれてしまって、保管場所がない・゚・(ノ∀`;)・゚・ 
しょっちゅう探しているから、業務効率が落ちる・゚・(ノ∀`;)・゚・そのうえ、紛失や情報漏洩・・・
なんてことになりかねません。

そうならないためにも、ペーパーレスを含め、文書管理の構築が必要です。

ペーパーレス???

ファックスはすでにペーパーレスだよ!!!という会社が多いとは思いますが、じゃあそれを探すときにすぐに見つかりますか???

どこに保存したっけ?そもそも、何て名前を付けて保存した???
ファイリングのルールがないと、紙で保存しているよりもめんどくさいことになります・゜・(PД`q。)・゜・ 。

紙文書での保管の現状把握

電子化するにあたり、紙での保存をどのように行っているのか、現状把握することが必要です。

鍵付きの書棚に入れるもの、誰が見てもいいもの。
分類方法と背表紙のタイトル。
保存の要不要と保存期間。
これらのことを棚卸してから、電子ファイリングに取り掛かりましょう(。・ω・。)ノ


弊社は業種上、非常に紙が多いのですが、申請業務など電子申請することで、行政からの公文書が電子データで交付されます。この公文書の保管と保存のルールが担当者によってばらばらだっため、統一ルールを作成し運用に移ったところです。ファイル名の命名規則など統一のルールがあれば、人が介在しなくても保存作業が可能になります。

そうです、定型作業はRPAにやってもらう、ということです。

同じ作業を繰り返しているようであれば、ロボットにお任せして、スタッフはお客様への提案とか、社内の業務改善に取り組んだ方がいいと思いませんか。

どの業務をロボットにおかませするのか、客観的に判断する必要が出てきます。

パソコンにソフトウェアをインストールすることで、ログを収集しどのような作業が多いのか判断できます。
弊社にて、ご紹介可能なソフトウェアがございますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。

導入に悩んだら

ITに疎いから、どれを選べばいいのか、わからないーーーーというときは、お気軽にご相談ください。

ツール選定と運用ルール作成をサポートさせて頂きます。

弊社では、多様な働き方のためのサポートをさせていただきます。

ルールの整備
業務の棚卸からはじめ、就業規則の整備をサポートします。
テレワークの労務管理
就業規則の整備に加え、勤怠管理の改革のサポートもいたします。
デジタル化のために使える助成金・補助金の提案
今年度は終了しておりますが、雇用保険関係の助成金に関しては弊社で申請実績が多数ございます。

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