デジタル化ってどうすればいいの？？？
元CE（カスタマーエンジニア）が社労士業務を行う中で感じたことを徒然なるままに書き綴ります・・・
何がつらいって、「紙」が多いこと！！！
お役所の書類は2020年末に、ほとんどの書類が押印廃止になったとはいえ、まだまだ紙が多いのが現状です。
例えば、
- タイムカード
- 賃金台帳
- 雇用契約書
各種手続きや、助成金の申請にあたって上記書類は必須なのですが、お客様が印刷・コピーしたものを、FAXもしくはスキャンしてメールでいただくことになります。
ですが！！！！
使っているソフトのフォントや読み込むための複合機のスペックによっては文字がつぶれて見えない、なんてことも・・・
金額や勤怠の集計を手計算で行うことで、時間がかかるし間違いも起きやすい・・・
じゃあ、どうすればいいの？？？
昔ながらの「ア○ノのタイムカード」を辞めて、打刻したデータをPCで集計管理も可能なシステムの導入が非常に有効なんです！！！
実際に、私が助成金申請を行っているお客様を例に説明しますね。
システム導入前は
- タイムカードのコピーをいただく（依頼してから頂くまでに1週間ほど）
- 1週間ごとに勤務時間を集計（電卓をたたく）
- 見にくい部分をお客様に確認する
- 年間カレンダーと見比べる
- 残業時間を集計する
勤怠集計に丸一日かかっていることもありました。
システム導入後は
- 勤怠システムにログイン
- 対象者の勤怠データを出力
- エクセル上で集計確認
勤怠集計は、1時間もあれば終わるようになりました！！！
今回紹介した事例は、クラウドタイプのシステムを導入していただいたお客様でしたので大幅な時間短縮となりました。
オンプレミスかクラウドかで導入効果や導入費用が大きく変わります！
働き方改革推進支援等助成金によってシステム導入の費用を一部補填できる場合もあります。
オンプレミスタイプでNASの更新、導入、リモートアクセスで運用をお考えの場合、働き方改革推進支援助成金は対象外となります。
いかがでしょうか。
知っているようで知らない、IT用語。
今後シリーズで紹介していきますね。
総務業務のデジタル化２
総務業務のデジタル化３
総務業務のデジタル化４
総務業務のデジタル化５